Organização das finanças escolares pelo fluxo de caixa

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Businesspeople working in finance and accounting Analyze financial graph budget and planning for future in office room.

O período de volta às aulas é ideal para colocar em dia a gestão financeira escolar e planejar as prioridades de investimentos para o ano letivo. Se no final do ano é a hora de fechar o caixa e entender como a sua escola se saiu naquele momento, o começo de um novo período letivo é a oportunidade perfeita para olhar para o fluxo de caixa novamente, mas dessa vez com uma visão de futuro e de planejamento.

‍Colocar em dia a gestão financeira escolar e planejar as prioridades de investimentos da escola precisa ser feito com cuidado, pois pode impactar todo o andamento de um ano inteiro.

Vamos falar sobre o fluxo de caixa, que é o fluxo de dinheiro que entra e sai do caixa de uma empresa, como a escola. Ou seja, são os montantes recolhidos e gastos pela instituição de ensino em um determinado período, como um ano, um semestre, bimestre, trimestre ou referente a um projeto específico.

É fundamental que qualquer empresa, independente de sua área de atuação, faça um controle minucioso do fluxo de caixa, que saiba direitinho a quantia de dinheiro que entra, quanto sai e por quais meios e motivos. Afinal, o controle do fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira imprescindível para que qualquer negócio sobreviva de forma saudável. E com a escola particular isso não seria diferente, né, gestor?

Qualquer evento, como confraternizações entre professores, famílias e alunos, compras de novos materiais escolares, melhorias na infraestrutura da escola, desde o pequeno retoque de uma pintura ou até mesmo grandes reformas, envolvem um preço. Se a instituição contar com uma gestão financeira eficiente,  já no período de volta às aulas será possível, por exemplo, determinar quais investimentos poderão ser feitos, quando e com qual orçamento previsto.

Tudo isso facilita a gestão administrativa escolar, sem contar que ter essa visão de longo prazo traz também tranquilidade aos gestores e diretores, não é mesmo?

Mas como começar a organizar as finanças da escola? O primeiro passo é categorizar o fluxo de caixa. Entender quais são as contas a pagar, as despesas fixas, como aluguel, salários de funcionários e outros serviços que também são fundamentais para o pleno funcionamento da instituição, como contas de energia elétrica, água e gás – mesmo que estas possam variar de acordo com o consumo.‍

O outro lado da moeda são os ganhos. Ou seja, é preciso ter na ponta do lápis tudo o que entra ou vai entrar no caixa escolar. Todos os pagamentos relacionados a mensalidades, parcerias e quaisquer outras fontes de ganhos também devem ser incluídas nessa organização.

Com isso feito, chegou a hora de analisar se a sua escola está tendo prejuízo ou lucro ao longo de períodos delimitados, para ter um panorama real da situação financeira da instituição.

A partir desse diagnóstico das finanças escolares, toda e qualquer movimentação no caixa deve ser sinalizada para posterior análise. E isso tudo pode ser feito por meio de ferramentas e plataformas digitais. É claro que esses dados podem ser armazenados da forma tradicional, em papel, como nos famosos livros-caixa. Mas, além da economia que acaba sendo feita, optar por soluções on-line traz vantagens, como: diminuição do risco de erro de cálculo: feito de forma automática pelo sistema; armazenamento em nuvem: pode ser acessado de qualquer lugar‍; segurança: só terá acesso a essas informações sensíveis quem for previamente autorizado no sistema e tiver dados de login e senha válidos, por exemplo; histórico que não se perde: ficou para trás problemas como perda de documentos ou amarelamento de páginas e até mesmo o sumiço de informações por conta da tinta que já não aparece mais no papel, é possível fazer o armazenamento de forma ordenada, em pastas, com fácil visualização; e tecnologia: permite uma análise dos dados mais assertiva

Ao manter a organização sempre em dia, será muito mais fácil, mesmo a curto prazo, ter uma noção mais clara sobre a saúde financeira da instituição. Dessa forma, as tomadas de decisões são mais transparentes e mais embasadas, o que facilita a vida dos gestores e diretores, que podem fazer investimentos e focar nas melhorias necessárias sem medo do amanhã.

‍Faz sentido também, a partir do primeiro diagnóstico e da atualização constante do fluxo de caixa, determinar metas de curto, médio e longo prazo para as finanças escolares.‍

Com essas metas traçadas, será possível fazer ainda mais e melhores análises da saúde financeira da escola, entendendo, se é preciso investir em novas matrículas e aumentar o número de vagas, ou se o que deve ser feito é segurar um pouco os gastos para chegar a um bom equilíbrio.‍

É importante que os gestores saibam, por exemplo, se contam com uma reserva de emergência para momentos de crise, como os que vivemos recentemente, por conta da pandemia da Covid-19, e, se não for o caso, começar a preparar essa reserva para ter mais tranquilidade no futuro.

Geralmente, uma reserva de emergência é composta por valores correspondentes de 6 a 18 meses do custo de funcionamento atual da escola, considerando as despesas básicas para que possa continuar funcionando. As possibilidades são muitas, mas apenas podem ser implementadas se a gestão financeira for feita de forma constante.

Conte com uma boa plataforma de serviços financeiros feito para escolas. A gestão do fluxo de caixa pode parecer assustadora no primeiro momento, mas não é. Isso não quer dizer, porém, que ajudas não sejam bem-vindas. Com o avanço da tecnologia e a crescente necessidade de eficiência nas instituições de ensino, surgiram empresas especializadas em serviços de gestão financeira das escolas. Essas organizações desempenham um papel crucial ao oferecer soluções que simplificam e otimizam os fluxos de caixa das escolas.

Ao adotar essas soluções especializadas, as escolas passam a controlar melhor suas finanças, facilitando ao gestor o acompanhamento de receitas e despesas e, consequentemente, o planejamento do orçamento escolar. Essa abordagem inovadora proporciona uma administração mais transparente e também contribui para uma gestão financeira mais eficaz, permitindo que as escolas foquem no essencial: a educação de qualidade.

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